Come indicato nel D.M. n. 141/2006 e riportato anche nel provvedimento 24 febbraio 2006 dell’UIC, è obbligatoria la conservazione in archivio dei dati identificativi del cliente, del soggetto per conto del quale questi opera, nonché della descrizione della prestazione professionale fornita

Il D.M. n. 141/2006 e il provvedimento 24 febbraio 2006 dell’UIC prevedono come obbligatoria la conservazione in archivio:

• dei dati identificativi del cliente;
• dei dati identificativi del soggetto per conto del quale questi opera;
• della descrizione della prestazione professionale fornita (a tal proposito, per la descrizione sintetica della prestazione professionale devono essere seguite le specifiche indicate nella tabella di cui all’allegato A al provvedimento UIC citato).

Il professionista è, pertanto, tenuto a conservare esclusivamente i dati relativi ai clienti per i quali si è resa necessaria l’identificazione. Oltre ai dati identificativi del cliente, dovranno essere conservati anche quelli relativi all’operazione effettuata.

L’archivio unico può essere tenuto a mezzo di strumenti informatici o in forma cartacea.

Come recentemente chiarito dall’Ufficio Italiano Cambi, la scelta dell’archivio cartaceo è "libera", indipendentemente dal fatto che il professionista utilizzi supporti informatici per svolgere la propria attività.

In merito alla tenuta dell’archivio unico cartaceo, si ricorda che esso non è soggetto ad alcuna vidimazione o autorizzazione. L’archivio cartaceo consiste in un registro:

• numerato progressivamente;
• siglato in ogni pagina a cura del soggetto obbligato o da un suo collaboratore o dipendente autorizzato per iscritto;
• recante alla fine dell'ultimo foglio l'indicazione del numero di pagine di cui si compone e la firma delle suddette persone.

L’archivio unico cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata e chiaramente leggibile, senza spazi bianchi e abrasioni.

Per espressa previsione da parte dell’UIC, non sono ammessi registri su fogli mobili (cioè liberamente sostituibili) o quaderni ad anelli, mentre appare ammissibile la tenuta di un archivio con fogli prestampati al computer o allegati con spillatura o rilegati "a caldo".

L’obbligo di istituzione dell’archivio unico informatico o cartaceo sorge nel momento in cui vi sono informazioni da registrare.

Il termine per provvedere alla registrazione è di 30 giorni dall’identificazione del cliente. I dati devono essere conservati per 10 anni dalla conclusione della prestazione.

1.- La registrazione deve essere effettuata tempestivamente e non oltre 30 giorni dal compimento dell’identificazione.

2.- Per le informazioni relative alla prestazione professionale (tipologia e valore, se conosciuto), il termine di 30 giorni decorre dall’avvenuta esecuzione della prestazione (art. 6, comma 2, D.M. n. 141/2006).

3.- Eventuali modifiche devono essere eseguite entro 30 giorni dal momento della conoscenza delle variazioni.

Quando il conferimento dell’incarico è compiuto congiuntamente da più clienti, gli obblighi di identificazione, registrazione e conservazione dei dati devono essere assolti nei confronti di ciascuno di essi.

Sebbene l’istituzione dell’archivio sia richiesta ad ogni libero professionista, risulta opportuno porre in evidenza alcune situazioni particolari.

Nel caso di professionisti che svolgano l’attività professionale in forma associata o societaria, è possibile tenere l’archivio in forma accentrata nello studio o ufficio.

In questi casi, tuttavia, per ogni cliente sarà necessario individuare nell’archivio il professionista responsabile degli obblighi di identificazione e conservazione.

È comunque fatta salva la possibilità - per ogni componente l’associazione o la società - di formare un proprio archivio.

Gli obblighi di identificazione, registrazione e conservazione si applicano - come chiarito dall’Ufficio Italiano Cambi - anche tra professionisti che collaborano. Alla luce di quanto indicato dall’UIC i professionisti che prestano l’attività a favore di altri professionisti dovranno registrare:

• sia i dati identificativi del collega o dello studio associato che gli conferisce l’incarico;
• sia i dati identificativi del cliente finale al quale viene resa la prestazione,

a meno che la collaborazione sia "puramente intellettuale".

L’identificazione del cliente e la registrazione dei relativi dati costituiscono obblighi necessari, a prescindere da qualsiasi ulteriore sviluppo.

1.- dati identificativi del cliente

2.- dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera

3.- attività lavorativa svolta dal cliente e della persona per conto della quale agisce

4.- data dell’avvenuta identificazione

5.- descrizione sintetica della prestazione

I dati e le informazioni devono essere conservati per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale.

I professionisti e le società di revisione possono affidare a terzi (ad esempio, ad altri professionisti o società di revisione, ad associazioni di categoria, a centri di servizio) la tenuta e la gestione dell’archivio unico informatico. In tal caso, come chiarito dall’UIC, il professionista deve poter accedere all'archivio in ogni momento, attraverso un collegamento tra strumenti informatici.

L’Ufficio Italiano Cambi precisa, altresì, che - nel caso in cui si utilizzi un unico centro servizi per la tenuta e la gestione dell'archivio unico informatico per più studi professionali - devono essere valorizzati gli attributi D01 e A01 in modo da consentire l'individuazione dell'archivio di ogni singolo professionista.

Relativamente alla tenuta dell’archivio unico, si ricordano le sanzioni ad esso collegate. In particolare, la mancata istituzione dell’archivio è punita - ai sensi della legge n. 197/1991 - con l’arresto da 6 mesi ad un anno e con un’ammenda che può superare i 25.000 euro.

La mancata identificazione e l’omessa o tardiva registrazione della clientela, invece, possono determinare in capo al professionista una multa fino a 12.911,00 euro.

A) Violazione dell’obbligo di identificazione e registrazione (art. 13, D.L. n. 625/1979) : multa da 2.582,28 euro a 12.911,42 euro

B) Omessa istituzione del registro (art. 5, D.L. n. 143/1991) : ammenda da 5.164,56 euro a 25.822,84 euro e arresto da 6 a 12 mesi